Budget 2021

Excel

“The global economy is built on two things: the internal combustion engine and Microsoft Excel. Never forget this.” Kevin Hector

Excel je vynikající medium v ohledu jednoduchosti zpracování a prezentaci dat. Excelové prostředí je uživatelsky přívětivé, orientace v něm je přirozeně jednoduchá, aplikace jednodušších matematických vzorečků zkracuje čas zpracování a odbourává riziko lidské chyby. Tato největší přednost excelu je ale také jeho největší slabinou. Excel dosahuje svých limitů ve chvíli, kdy je nutné zpracovávat větší množství dat, zálohování souborů, sběr dat z různých zdrojů, faktor lidské chyby a smazání důležitých dat. Jinak řečeno: čím komplexnější a větší podnik, tím je pro něj přínosnější používat prostředky zaměřené na plánování.

Pokud již máte zaběhlý systém, který již využívá excel, nebo bude využívat excel na jednoduché reporty, máme pro vás pár rad, jak zefektivnit váš proces.

Sdílení dokumentů – častým “prohřeškem” je zasílání excelovských dokumentů přes email. Může dojít ke vzniku několika verzí, nízké přehlednosti, která je poslední verze a email se nemusí dostat ke všem uživatelům. Ideální verzí sdílení exceluje je využívat sdílené prostředí (např. Sharepoint) do které mají přístup všechny zainteresované osoby a ve kterém se verze excelu přepisuje real time pro všechny uživatele.

Workflow – v případě, že se na plánování podílí více zaměstnanců, doporučujeme vytvoření jednoduché tabulky, ve které bude přehledně popsáno, které úkony má pracovník naplánovat a do kdy je deadline. Předejte se takto dotazování na uzávěrku a každý bude mít lepší předmět o své oblasti.

Lidské chyby – lidský faktor způsobuje chybovost, což je přirozená záležitost. Smazaná data, přepsané vzorečky a podobné úkony zvyšují časovou náročnost a konflikty mezi zúčastněnými stranami. Zamknutí všech buněk kromě těch, do kterých má uživatel vkládat data, předchází řadě běžným chybám a ve spojení s jednoduchým podbarvením se dokáží uživatelé jednodušeji orientovat v dokumentu.

Propojování více dokumentů – méně je někdy více a jistě to platí pro propojování několika excelových dokumentů. Celkově je propojování dokumentů relativně složité. Dokumenty se nesmí přesunovat ve složkách, musí zůstat zachovaný název excelu a také buňka, na kterou se odkazujete, musí zůstat stejně umístněná, což znamená, že při každé větší úpravě souboru může dojít ke ztrátě dat případně různým úpravám. Pokud odkazujete na data v jiném souboru, doporučujeme odkazovat na uzamčené buňky v “záhlaví” souboru, tedy několik prvních řádků, které zamknete a ochráníte proti úpravám.

Zálohování – pokud nevyužíváte Sharepoint nebo jiné sdílené prostředí je vhodné vytvářet zálohy vašich dokumentů. Ideální je dohodnout se s IT oddělením na nastavení ukládání souborů podle četnosti práce s dokumentem.

 

Vaše zkušenosti?

Jaké zkušenosti máte s plánováním za pomocí excelu vy? Máte podobné zkušenosti s excelem? Dejte nám vědět v komentářích!

Pokud máte zájem o bezplatnou konzultaci, napište nám komentář na naší Linkedinové stránce nebo na email vaclav.baron@uniwise.cz

Článek publikován 10. 11. 2020. Zpátky do blogu
Komentáře uzavřeny



Než začnete s plánováním


přečtěte si 10+1 naprosto nezbytných otázek a odpovědí o principech plánování.

Informace o zpracování osobních údajů.