Analytické funkce Excelu 2.
Podmíněné formátování

Po vytvoření KT (kontingenční tabulka), kterému jsme se věnovali v předchozím článku, máme data celkem v přehledné formě. V jednoduchých KT se člověk celkem snadno orientuje, ale v případě rozsáhlejších KT se data uživateli ztrácí a uživatel může být zmatený. Co tedy můžeme udělat? Čím můžeme zvýšit čitelnost dat v KT? Odpovědí je podmíněné formátování!

Podmíněné formátování (PF)

S podmíněným formátováním se nám do rukou dostává mocný nástroj pro vizualizaci dat. Dovoluje nám provádět nad daty v KT řadu operací pro např. zpřehlednění dat, zvýšení čitelnosti výsledků, znázornění trendu, zvýraznění abnormálních hodnot apod..Smutnější zprávou je, že o tom lidé kolikrát nevědí a tato vynikající funkce, a z ní plynoucí výhody, je často opomíjena. Pojďme to změnit a stručně shrnout základní možnosti podmíněného formátování a formou praktických příkladů si PF vyzkoušet v praxi.

Pomocí podmíněného formátování lze získat odpovědi na konkrétní otázky o datech ve vizuální formě, která je člověku nejvíce srozumitelná. Lze ho použít pro oblast buněk, tabulku či kontingenční tabulku, jako právě v našem případě.

Představme si situaci, kdy potřebujete znát a hlavně vidět v datech KT:

• Jaký obchodní zástupce realizoval společnosti největší tržby a s jakým produktem?
• Jakou měrou se jaký obchodní zástupce podílel na výši ročních tržeb společnosti?
• Jaké produkty se na výši tržeb nejvíce podílejí?
• Kdo je nejlepší a nejhorší obchodní zástupce co se týče tržeb?
• Jaký produkt nám přinesl nejmenší tržby?

Nepřipomínají Vám tyto otázky vaše každodenní požadavky, které byste rádi dostávali v přehledné formě a upozornily Vás na zajímavosti, které se v datech nacházejí? Odpovědi na výše uvedené otázky lze pomocí podmíněného formátování vizualizovat za pomoci datových čar, barevných pruhů, sadou ikon či pouhým vhodným formátem buňky a KT tím dostane nový rozměr – čitelnost – kterou jistě oceníte!

Jak vytvořit podmíněné formátování KT?

Pro vytvoření podmíněného formátování pro KT postupujte následujícím způsobem:

• Označte buňku/oblast buněk KT, na které chcete pravidla PF aplikovat
• Na kartě Domů \ Styly \ Podmíněné formátování zvolte jednu z nabízených možností

Vlastní pravidla podmíněného formátování

Pokud Vám nevyhovují přednastavené možnosti, můžete si definovat svá vlastní pravidla přes volbu
Domů \ Styly \ Podmíněné formátování \ Nové pravidlo. Zobrazí se dialogové okno, které je rozděleno na 3 hlavní části:

• Oblast buněk, na které se má pravidlo aplikovat.
• Typ pravidla pro výběr námi požadované možnosti.
• Popis pravidla + formát buněk, který je definován na základě popisu pravidla.

Pro správu vytvořených pravidel slouží správce pravidel PF, který je dostupný přes Domů \ Styly \ Podmíněné formátování \ Spravovat pravidla.

 

Priorita podmíněného formátování

Pokud je v oblasti buněk použito více pravidel formátování je rozhodující priorita, která se dá měnit v okně pro správu pravidel. Platí, že pravidlo, které je na prvním místě má nejvyšší prioritu – čili pravidlo formátování na vyšší pozici má vyšší prioritu než pravidlo na pozici nižší. Měnit prioritu můžeme pomocí přepínačů dostupných v okně pro Správu pravidel. Možnost Zastavit, pokud platí slouží k zastavení vyhodnocování pravidla.

Vymazání podmíněného formátování

Pro vymazání podmíněného formátování můžeme využít několik možností:

• Pro vymazání podmíněného formátování v celém listu postupujeme následovně:
  Domů \ Styly \ Podmíněné formátování \ Vymazat pravidla \ Vymazat pravidla z celého listu
• Pro vymazání podmíněného formátování v oblasti buněk, tabulky nebo kontingenční tabulky postupujeme následovně:
  Nejdříve vybereme oblast buněk, tabulku nebo kontingenční tabulku, kde chceme podmíněné formátování vymazat \ Domů \ Styly \ Podmíněné formátování \ Vymazat pravidla \ Vymazat pravidla z celého listu

Praktické ukázky

Stáhněte si tento soubor, který obsahuje výchozí KT, na kterých budete zkoušet jednotlivé úkoly a řešení jednotlivých příkladů (nezapomeňte – pravidla jsou vidět přes Správce pravidel).

Př.1. Pomocí podmíněného formátování nastavte formát písma pro tržby následovně:

• červenou barvu pro roční tržby do 50tis. Kč včetně
• modrou barvu pro roční tržby mezi 50tis. Kč a 100tis. Kč
• zelenou barvu pro roční tržby od 100tis. Kč a více

Př.2. Pomocí podmíněného formátování zvýrazněte nejvyšší a nejnižší hodnotu tržeb (nezapomeňte, že pokud se změní zdrojová data a tím i data v KT, tak se musí zvýrazněné buňky měnit automaticky)

Př.3. Zvýrazněte dny a sumu tržeb, které byly realizovány o víkendech jednotlivými obchodními zástupci.

Máte dotazy, připomínky, náměty – podělte se prosím s námi v diskusi pod článkem.

Petr Rusnák

Článek publikován 19. 8. 2013. Zpátky do blogu